Eine E-Mail mit eigener Domain fällt oft erst auf, wenn sie fehlt. Eine Tischlerin aus Graz schickt ein Angebot über 18.000 Euro von tischlerei.mayer.graz@gmail.com, und der Kunde fragt sich kurz, ob das wirklich der Betrieb ist (fiktives Beispiel).
In diesem Beitrag erfahren Sie, was Sie für eine Adresse wie office@tischlerei-mayer.at brauchen, wie Sie Ihre Adressen sinnvoll planen und welche drei DNS-Einträge darüber entscheiden, ob Ihre Nachrichten im Posteingang oder im Spam landen.
Inhaltsverzeichnis
Warum eine E-Mail mit eigener Domain Vertrauen schafft
Ihre Adresse ist Teil Ihres Auftritts. Steht dort derselbe Name wie auf Website, Rechnung und Firmenauto, passt das Bild zusammen. Eine Gratis-Adresse wirkt dagegen schnell wie ein Nebenprojekt, auch wenn Ihre Arbeit erstklassig ist.
Dazu kommt Unabhängigkeit. Die Domain gehört Ihnen. Wechseln Sie später den Anbieter für Ihr Postfach, bleibt die Adresse gleich. Ihre Kunden, Lieferanten und Behörden müssen nichts ändern.
Was Sie brauchen: Domain und Postfach
Grundlage ist eine eigene Domain, also Ihre Adresse im Internet wie tischlerei-mayer.at. Was eine Domain genau ist und worauf Sie bei der Registrierung achten, lesen Sie in Was ist eine Domain?. Dazu brauchen Sie einen Dienst, der die Postfächer bereitstellt.
| Option | Passt gut, wenn … | Prüfen Sie |
|---|---|---|
| Postfach beim Webhoster | Sie wenige Adressen brauchen | Speicherplatz, Spamfilter, Webmail |
| Microsoft 365 oder Google Workspace | Ihr Team auch Kalender und Dateien teilt | Kosten pro Person, Datenverarbeitung |
| Spezialisierter E-Mail-Anbieter | Sie Wert auf Serverstandort in der EU legen | Funktionen für Teams, Migration |
Es gibt keine Lösung, die für alle passt. Ein Zwei-Personen-Betrieb kommt oft mit dem Hosting-Paket aus. Ein Team mit gemeinsamen Terminen profitiert eher von einer Bürosuite.
Adressen sinnvoll planen
Planen Sie Ihre Adressen, bevor Sie sie anlegen. Bewährt hat sich eine allgemeine Adresse wie office@ oder info@ für Anfragen und persönliche Adressen nach dem Muster vorname@ für laufende Projekte.
- Postfach: eigener Speicher und eigenes Passwort, für Menschen gedacht.
- Alias: zusätzliche Adresse, die in ein bestehendes Postfach liefert, etwa rechnungen@.
- Gruppe oder Verteiler: eine Adresse, mehrere Empfänger, etwa team@.
Weniger ist hier mehr. Jede zusätzliche Adresse muss jemand lesen. Eine Adresse, die niemand betreut, ärgert Kunden mehr als gar keine.
SPF, DKIM und DMARC: damit Ihre Nachrichten ankommen
Große Postfachanbieter prüfen, ob eine Nachricht wirklich von der angegebenen Domain stammt. Dafür gibt es drei Einträge im DNS, der Adressverwaltung Ihrer Domain.
| Eintrag | Was er bewirkt |
|---|---|
| SPF | Legt fest, welche Server im Namen Ihrer Domain senden dürfen. |
| DKIM | Signiert jede Nachricht digital, damit Änderungen auffallen. |
| DMARC | Sagt Empfängern, was bei fehlgeschlagener Prüfung passieren soll, und liefert Berichte. |
Google verlangt seit Februar 2024 von allen Absendern an Gmail-Adressen mindestens SPF oder DKIM. Wer mehr als 5.000 Nachrichten pro Tag an Gmail schickt, braucht zusätzlich beides sowie DMARC. Die Details stehen in den Absenderrichtlinien von Google. Auch für kleine Betriebe lohnt es sich, alle drei Einträge sauber zu setzen.
Denken Sie an Ihre Website. Kontaktformulare und Shop-Bestätigungen verschicken ebenfalls Nachrichten mit Ihrer Domain. Steht der Webserver nicht im SPF-Eintrag oder sendet er nicht über Ihr Postfach, landen gerade diese Mails im Spam. Wie Sie das prüfen, zeigt WordPress-Formular-E-Mails testen.
Umzug von der Gratis-Adresse ohne verlorene Nachrichten
- Neue Postfächer anlegen und die DNS-Einträge setzen, inklusive MX-Eintrag für den Empfang.
- Testnachrichten an Gmail, Outlook und GMX schicken und prüfen, ob sie im Posteingang landen.
- Alte Nachrichten importieren oder das alte Postfach als Archiv behalten.
- Eine Weiterleitung oder Abwesenheitsnotiz im alten Konto einrichten.
- Website, Google-Unternehmensprofil, Rechnungsvorlage und Visitenkarte aktualisieren.
Bei der Gelegenheit lohnt eine neue Signatur mit vollständigen Kontaktdaten. Tipps dazu finden Sie in E-Mail-Signatur erstellen.
Checkliste
- Domain registriert und Zugang zum DNS vorhanden,
- Postfach-Lösung passend zur Teamgröße gewählt,
- Adressen geplant und Zuständigkeiten geklärt,
- SPF, DKIM und DMARC gesetzt und getestet,
- Formular-Mails der Website geprüft,
- alte Adresse überall ersetzt.
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