WhatsApp Business einrichten ist für die Fischräucherei am See schnell erledigt – die eigentliche Frage kommt am Samstag um sechs Uhr früh: Die ersten Kunden schreiben, ob noch Saibling da ist, und niemand weiß, wer antworten soll.
Diese Anleitung zeigt die Einrichtung der kostenlosen WhatsApp-Business-App Schritt für Schritt und die Regeln, die Sie vorher festlegen sollten, damit der neue Kanal entlastet statt stresst.
Inhaltsverzeichnis
Drei Entscheidungen vor der Installation
| Frage | Worauf es ankommt |
|---|---|
| Welche Nummer? | Eine eigene Firmennummer, auch Festnetz ist möglich. Eine Nummer kann nicht gleichzeitig im privaten WhatsApp aktiv sein. |
| Wer antwortet? | Eine verantwortliche Person und eine Vertretung, nicht „alle ein bisschen“. |
| Wann wird geantwortet? | Feste Zeiten, die Sie auch öffentlich nennen. |
Mit einer Festnetznummer erhalten Sie den Bestätigungscode per Anruf statt per SMS. Prüfen Sie außerdem, auf welchem Gerät die App laufen soll. Ein eigenes Firmenhandy trennt Beruf und Privates am saubersten.
WhatsApp Business einrichten in sechs Schritten
- Die App „WhatsApp Business“ aus dem offiziellen App-Store laden.
- Die Firmennummer eingeben und mit dem Code bestätigen.
- Den Unternehmensnamen so eintragen, wie Kunden Sie kennen – ohne Zusätze wie „Bester Fisch“.
- Ein Profilbild wählen: Logo oder ein klares Foto des Geschäfts, das auch klein erkennbar bleibt.
- Das Unternehmensprofil ausfüllen: Kategorie, kurze Beschreibung, Adresse, Öffnungszeiten, Website und E-Mail.
- In den Unternehmenstools Begrüßung, Abwesenheit und Schnellantworten anlegen.
Die Funktionen können sich mit App-Updates ändern. Den aktuellen Umfang beschreibt WhatsApp auf der offiziellen Seite zur Business-App (abgerufen am 24. Oktober 2026). Achten Sie darauf, dass Öffnungszeiten und Adresse mit Ihrem Google Unternehmensprofil und Ihrer Website übereinstimmen.
Begrüßung, Abwesenheit und Schnellantworten
Automatische Nachrichten nehmen Druck heraus, wenn sie ehrlich sind. Versprechen Sie keine sofortige Antwort, wenn Sie nur zweimal am Tag ins Handy schauen. Fiktive Beispiele für die Räucherei:
- Begrüßung: „Grüß Sie! Danke für Ihre Nachricht. Wir antworten Mo–Sa zwischen 7 und 17 Uhr. Für Vorbestellungen schreiben Sie bitte Fischart, Menge und Abholtag.“
- Abwesenheit: „Wir räuchern gerade oder haben geschlossen. Ab 7 Uhr melden wir uns. Dringend? Rufen Sie uns während der Öffnungszeiten an.“
- Schnellantwort „/abholung“: Abholzeiten, Adresse und der Hinweis, dass Vorbestellungen bis zum Vortag 15 Uhr möglich sind.
Schreiben Sie die Texte in der Sprache, die Sie auch im Geschäft sprechen. Wenn Sie Ihren Ton schon festgelegt haben, hilft der Beitrag Tone of Voice festlegen beim Formulieren.
Regeln für Antworten im Team
Sobald Sie WhatsApp Business einrichten, schreiben Kunden Ihnen direkt – das braucht klare Absprachen. Halten Sie diese auf einer Seite fest:
- Antwortzeit: zum Beispiel innerhalb von vier Stunden während der Öffnungszeiten.
- Was per WhatsApp geht – Auskünfte, Vorbestellungen – und was nicht, etwa Reklamationen mit Rechnungen.
- Wie offene Chats markiert werden, zum Beispiel mit Labels wie „Neu“, „Wartet auf Rückmeldung“ und „Erledigt“.
- Wer bei Urlaub oder Krankheit übernimmt.
Kunden auf den neuen Kanal hinweisen
Ein WhatsApp-Kontakt nützt nur, wenn Kunden davon wissen. Die App erstellt einen Kurzlink und einen QR-Code, die direkt einen Chat mit Ihnen öffnen. Nutzen Sie beide dort, wo Kunden ohnehin nach Kontaktmöglichkeiten suchen:
- auf der Kontaktseite und im Fußbereich Ihrer Website,
- auf Rechnungen, Visitenkarten und dem Aushang an der Tür,
- in Ihren Social-Media-Profilen.
Testen Sie jeden Link selbst mit einem anderen Handy: Öffnet sich der richtige Chat, und kommt die Begrüßung an? In der Räucherei hängt der QR-Code neben der Kasse, darunter steht der Hinweis auf die Vorbestellfrist.
Häufige Fehler beim Start
- Private Nummer verwenden: Wer die Firma verlässt, nimmt die Kundenkontakte mit.
- Zu viel versprechen: „Wir antworten sofort“ klingt gut, hält aber selten.
- Alles per Chat regeln: Preise, Reklamationen und Absprachen gehen in langen Verläufen leicht verloren. Halten Sie Wichtiges zusätzlich schriftlich fest.
- Kein Ende planen: Legen Sie fest, wann ein Chat als erledigt gilt.
Datenschutz nicht vergessen
WhatsApp kann auf das Adressbuch des Geräts zugreifen. Auf einem Firmenhandy sollten deshalb nur Kontakte gespeichert sein, bei denen das geklärt ist. Nehmen Sie WhatsApp in Ihre Datenschutzerklärung auf und schicken Sie Werbenachrichten nur an Menschen, die dem ausdrücklich zugestimmt haben. Wie Sie das für Ihren Betrieb rechtssicher lösen, klären Sie am besten mit Ihrer Datenschutzberatung.
Checkliste zum Start
- Eigene Firmennummer und eigenes Gerät festgelegt
- Profil vollständig, Angaben gleich wie auf Website und Google
- Begrüßung und Abwesenheit nennen ehrliche Antwortzeiten
- Drei bis fünf Schnellantworten für häufige Fragen
- Zuständigkeit, Vertretung und Datenschutz geklärt
- WhatsApp-Link auf Website und Kontaktseite getestet
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